Parallelamente sono nati alcuni dubbi su come interpretare il Codice Civile in materia di conservazione dei documenti fiscali a fronte di questa metamorfosi. Si riporta l’articolo 2220 del Codice Civile: “Conservazione delle scritture contabili. Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione [c.c. 2312, 2457]. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti [c.c. 2214]. Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti”.

Infatti, venivano e vengono conservate le lettere, le ricevute di ritorno delle raccomandate ed tutte le comunicazioni che riguardano scritture contabili inserendo gli elementi connessi alle pratiche nelle stesse e conservati in cartaceo.

Come affrontare questo aspetto della comunicazione via PEC? La PEC non può subire lo stesso procedimento in quanto è un documento informatico come stabilito dalla definizione contenuta nel DPR 68/2005 art.1: “ f) messaggio di posta elettronica certificata, un documento informatico composto dal testo del messaggio, dai dati di certificazione e dagli eventuali documenti informatici allegati; g) posta elettronica certificata, ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l’invio e la consegna di documenti informatici.” Contiene quindi dati di certificazione (il gestore PEC inserisce la propria firma digitale e marca temporale alla ricevuta di accettazione e consegna per attribuirne pieno valore legale) che verrebbero trascurati al momento della stampa cartacea. La conservazione sostitutiva è dunque l’unica strada da intraprendere dagli utilizzatori della PEC.

È opportuno distinguere il messaggio (documento informatico) dal mezzo di trasmissione Posta Elettronica Certificata in quanto il documento informatico deve per legge essere conservato, secondo i requisiti imposti dalla normativa vigente e, al contempo, sarà obbligatorio conservare le ricevute dei messaggi trasmessi poiché varia solo il formato, ma non il valore legale rispetto alle ricevute cartacee delle raccomandate.

Sommario:

Sicurezza e semplicità: due imperativi nella gestione della PEC

Conservare a norma la Posta Elettronica Certificata è obbligatorio!

Modalità di assolvimento dell’imposta di bollo

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Riduzione degli adempimenti fiscali, assistenza generalizzata ai contribuenti, incentivi e ridistribuzione selettiva delle somme recuperate dalla lotta all’evasione. Il tutto bilanciato dal potenziamento e dalla razionalizzazione di alcuni sistemi di supporto dell’attività di controllo del fisco, come la tracciabilità dei pagamenti o lo sviluppo dell’uso della fattura elettronica. È la ricetta scelta dal Governo e contenuta nel progetto di legge delega fiscale, che è all’ordine del giorno del Consiglio dei ministri di oggi, dopo essere stato esaminato, nelle sue linee generali, dall’Esecutivo il 23 Marzo scorso.

Gli obiettivi generali

Il progetto di delega fiscale si propone di rispondere a due esigenze: semplificare la vita ai contribuenti e far crescere il rispetto degli obblighi fiscali (la tax compliance). Sotto il primo profilo, è da sottolineare l’impegno, assunto dal legislatore attraverso le agenzie fiscali, di realizzare un tutoraggio-assistenza diretta ai contribuenti minori e operanti come persone fisiche. La delega prevede che questa assistenza si realizzi aiutando i contribuenti ad assolvere gli adempimenti, a predisporre le dichiarazioni e calcolare le imposte. A dire A dire il vero, il fisco svolge già questa attività nei confronti dei contribuenti che possono usufruire di un regime sostitutivo agevolato (come i cosiddetti «forfettini», per i soggetti che svolgono un’attività nuova di lavoro autonomo o di impresa da meno di tre anni).

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Gestione elettronica anche per le visite

Dalla semplificazione in materia di sanità digitale nasce l’imperativo di privilegiare la gestione elettronica delle pratiche cliniche nei piani sanitari nazionali e regionali. L’articolo 47 bis del decreto semplificazioni (Dl 5/2012), introdotto in sede di conversione (legge 35/2012)), non è una novità assoluta: l’articolo 6, comma 2, lettera d) numeri 1) e 2) del Dl 70/2011 (decreto «Sviluppo») imponeva già alle aziende del Ssn di adottare procedure telematiche per il pagamento e la refertazione online, sulla base di un regolamento che avrebbe dovuto essere approvato entro 90 giorni.

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Workshop

Documento Informatico: aggiornamenti normativi e prospettive

 Focus

La Firma Biometrica

L’Accreditamento dei conservatori

La Circolare 5/E dell’Agenzia delle Entrate

Agenda

09.15 Apertura dei lavori

09.30 La Firma Elettronica
La normativa di riferimento e il valore della firma biometrica.
Il Valore giuridico delle firme elettroniche.
L’art. 21 del CAD ci chiarisce che il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità.
Stefania Rampazzo – Divisione Consulting Ifin Sistemi

10.30 La Firma Biometrica in pratica
Ifin Sistemi

11.00 Coffee Break

11.15 L’Accreditamento dei conservatori
Le funzioni di DigitPA per l’accreditamento.
Quali sono i requisiti per richiedere l’accreditamento.
Dal punto di vista societario, i conservatori che fanno richiesta di accreditamento cosa devono fare?
La qualità e la sicurezza. I conservatori che fanno richiesta di accreditamento quali sono gli standard che dovranno adottare?
Per quanto riguarda aspetti della conservazione, i conservatori che fanno richiesta di accreditamento cosa devo di sicuro fornire?
Stefania Rampazzo -Divisione Consulting Ifin Sistemi

12.00 La circolare 5/E dell’Agenzia delle Entrate del 29 febbraio 2012
La modalità di generazione e invio dell’impronta all’agenzia delle Entrate, soggetti obbligati e tempi.
L’assolvimento dell’imposta di bollo nel caso di periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare.
Gli effetti della modifica recata all’articolo 2215-bis del codice civile e alla conservazione all’estero di archivi digitali.
La presenza di più responsabili della conservazione cosa comporta?
Avv. Giorgio Confente – Esperto tributario

13.00 Lunch

Modalità d’iscrizione
Inviare la vostra adesione a marketing@ifin.it entro il 7 Maggio.

Quota di partecipazione
La quota di iscrizione è di 300 euro + IVA a persona.
L’iscrizione è gratuita per i partner D.S.O. (DocPA Selected Outsourcer)

Per maggiori informazioni consulta il documento in allegato

di Luigi Ferro
marzo 2012

La Corte di Cassazione cala la scure sui dipendenti che, magari perché non in buoni rapporti con l’azienda, al momento delle dimissioni decidono di lasciare un ricordo nell’odiato posto di lavoro cancellando file preziosi oppure sottraendo CD-ROM aziendali.

La sentenza  
Con la sentenza 8555, la Corte ha deciso che il dipendente che si rende colpevole di questi comportamenti deve rispondere dei reati di furto e danneggiamento. Questo anche se i documenti non sono andati definitivamente perduti, ma sono recuperabili con spreco di tempo e denaro.
La precisazione finale deriva dal fatto che il ricorrente aveva tentato di alleggerire la sua posizione sostenendo che il reato contestato scatta solo quando i documenti sono definitivamente perduti, mentre nel suo caso un tecnico era riuscito nell’operazione di “ripescaggio”. Ma la Corte ha respinto.
Per prendere la loro decisione i giudici hanno fatto riferimento alla legge 547 del 1993 che ratifica la Convenzione europea sulla pirateria informatica.
La normativa prevede che vada comunque sanzionata la cancellazione dei file anche se è ancora possibile il recupero dei dati.
Anche se i file fossero recuperati si configura comunque un danno per l’azienda che deve ricorrere a esperti o anche personale interno che deve comunque impiegare del tempo per ripristinare la situazione precedente.

La Soluzione di Ifin Sistemi:

Gestione della PEC

Conservazione a norma della PEC

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di Giusella Finocchiaro –
Professore Ordinario di Diritto di Internet e di Diritto Privato dell’Università di Bologna.
Titolare dello Studio legale Finocchiaro
Bologna marzo 2012

La conservazione dei documenti informatici solleva, sotto il profilo delle modalità procedurali e delle problematiche giuridiche connesse, diversi dubbi tra gli operatori. Cerchiamo, attraverso la formulazione di specifiche domande e risposte, di chiarire i principali aspetti della tematica.

Quali sono le regole principali in materia di conservazione dei documenti informatici?

Il Codice dell’amministrazione digitale, recentemente modificato dal d. lgs. 30 dicembre 2010, n. 235, disciplina agli artt. 40 e ss. la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici. Con particolare riguardo alla conservazione, la principale fonte normativa di riferimento è rappresentata dall’art. 43, che sancisce il generale principio della libertà delle forme nella conservazione dei documenti informatici, stabilendo che “i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71”. Naturalmente, se i documenti sono prodotti in originale in formato digitale, la modalità logicamente conseguente di conservazione dei documenti è quella digitale. Il processo di conservazione sostitutiva dei documenti, quindi, può riguardare tanto i documenti informatici, quanto i documenti analogici.

Come avviene il procedimento di conservazione?

Il procedimento avviene mediante la memorizzazione del documento, nel caso di documenti informatici, o dell’immagine di esso, nel caso di documenti analogici, su supporti ottici. Il procedimento termina con l’apposizione, sull’insieme dei documenti, del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un soggetto, il responsabile della conservazione, il quale attesta il corretto svolgimento del processo. I requisiti del sistema di conservazione sono descritti dall’art. 44 del Codice dell’amministrazione digitale: in particolare, devono essere garantiti l’identificazione certa del soggetto che ha formato il documento, nonché dell’amministrazione o dell’area organizzativa di riferimento, l’integrità del documento e la leggibilità e la reperibilità delle informazioni identificative. Alla luce del dato normativo richiamato si può, quindi, affermare che il diritto, invocando il principio di libertà delle forme della conservazione, riconosce ai soggetti un ampio spazio di autonomia. Spetta, infatti, ai soggetti interessati stabilire compiutamente le procedure della conservazione.

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Approfondisci

Sommario:

Ifin Sistemi tra gli addetti ai lavori del Forum Italiano sulla Fattura Elettronica
Comunicazione dell’ impronta all’Agenzia delle Entrate relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari
Isvap:la conservazione anorma dei registri assicurativi

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