Tagliare i costi della burocrazia e ridurre gli oneri amministrativi che gravano sulle imprese: con questi obiettivi il decreto legge 5/2012, il decreto semplificazione, punta deciso sull’innovazione digitale nel tentativo di sostenere e dare un impulso alla ripresa e al successivo sviluppo del sistema economico. Indispensabile nel fronteggiare la crisi è infatti l’opera di modernizzazione dei rapporti tra pubblica amministrazione e imprese, attraverso azioni coordinate a favorire l’interazione tra domanda, offerta e utilizzo di servizi digitali promuovendo così la crescita di capacità industriali per prodotti innovativi.

Questi sono gli obiettivi prioritari individuati per l’attuazione dell’agenda digitale italiana secondo le linee guida fornite a livello comunitario dalla Commissione europea con la comunicazione Com (2010) 245 del 26 agosto 2010.

Continua…

L’art. 37 del decreto legge 9 febbraio 2012 n. 5 (entrato in vigore il 10 febbraio 2012)  ha inoltre previsto che:

“Le imprese costituite in forma  societaria  che,  alla  data  di entrata in vigore del presente decreto, non hanno ancora indicato  il proprio indirizzo di posta elettronica certificata al registro  delle imprese, provvedono a tale comunicazione ai sensi  dell’articolo  16, comma 6, del decreto-legge 29 novembre 2008, n 185,  convertito,  con modificazioni, dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2, entro il 30  giugno 2012.”

Pertanto:

• le domande di iscrizione al Registro Imprese presentate a partire dal 29 novembre 2008 dovranno riportare, nell’apposito riquadro del modello S1, l’indirizzo di posta elettronica certificata della società.
• le imprese già costituite in forma societaria alla data del 29 novembre 2008 dovranno comunicare entro il 30 giugno 2012 l’indirizzo di posta elettronica certificata.

L’obbligo deve essere considerato come un incentivo in tutti i sensi. Acquistare una casella PEC infatti non comporta insostenibili dispendi di energia e di denaro, però permette l’utilizzo di un sistema di comunicazione che presenta solo aspetti positivi.

Come ottenere la PEC                                         

La Posta Elettronica Certificata è il corrispettivo virtuale della Raccomandata con Ricevuta di Ritorno, pertanto l’invio di comunicazioni attraverso questo canale prevede la ricezione di una ricevuta virtuale con valore legale della consegna del messaggio stesso, evitando interminabili code agli sportelli postali.

Il sistema garantisce l’inviolabilità delle proprie comunicazioni evitando problemi di contraffazione degli indirizzi mail e rende tracciabili i movimenti dei messaggi: gli invii e le ricezioni dei messaggi godono infatti della supervisione di Gestori Certificati che inviano le ricevute di presa in carico del messaggio e di consegna dello stesso fornendo una data e ora certa di tali spostamenti.

Chiaramente, maggiori sono gli utilizzatori del servizio, maggiori saranno i vantaggi degli utenti stessi: da qui l’obbligatorietà di dotarsi di un indirizzo PEC entro il 30 giugno 2012.

L’utilizzo della PEC si è già diffuso tra le aziende fornendo un’alternativa all’utilizzo del fax e della raccomandata per l’invio di documentazione ufficiale come fatture e note di credito, contratti, preventivi ecc. e tutto ciò che prevede una prova certa e legalmente riconosciuta di ricezione da parte del destinatario.

Per comunicare la PEC al Registro Imprese occorre firmare digitalmente la pratica tramite Smartcard di Firma digitale.

Se non ce l’hai ordinala subito!      

Ifin Sistemi / IfinMed organizza un workshop sulla Dematerializzazione in Sanità in collaborazione con la Scuola Superiore per la Pubblica Amministrazione e il patrocinio del Ministero della Salute.

Finalità

La progressiva introduzione in questi ultimi anni di nuove tecnologie in ambito sanitario ha prodotto significativi cambiamenti nella modalità di lavoro del personale coinvolto. La dematerializzazione individuata come la progressiva perdita di consistenza fisica da parte degli archivi, tradizionalmente costituiti da documentazione cartacea, risulta di fondamentale importanza. Il corso ha l’obiettivo di far conoscere le normative vigenti, gli aspetti tecnici e organizzativi della conservazione sostitutiva e i vantaggi derivanti da una corretta procedura di conservazione, incastonata nel complesso workflow della documentazione clinico-sanitaria digitale.

Obiettivi

• Illustrare gli aspetti operativi di un processo di conservazione a norma in ambito clinico/sanitario.
• Porre in evidenza il ruolo del Responsabile della conservazione e dei suoi delegati.
• Presentare un caso di studio (soluzione applicativa IfinMed Legal Archive, ideata e progettata al fine di soddisfare l’esigenza delle strutture sanitarie di rendere completamente digitali  documenti e immagini, qualunque sia la loro natura: clinica, fiscale, amministrativa).

 Agenda

PRIMA SESSIONE
Aspetti operativi di un processo di conservazione a norma in ambito clinico/sanitario
Cosa serve per attivare un processo di conservazione a norma
Requisiti di un sistema di conservazione affidabile
L’architettura tecnologica e il flusso dei documenti con la soluzione Legal Archive
Workflow di conservazione a norma con Legal Archive
Alcune automazioni implementate
La procedura di firma digitale
La procedura di marcatura temporale
Le modalità di produzione del supporto di memorizzazione
La procedura di ricerca ed esibizione

Ing. Leonardo Anselmi – Project Manager Ifin Sistemi (Divisione IfinMed)

SECONDA SESSIONE
Il ruolo del Responsabile della Conservazione e dei suoi delegati

Dott.ssa Stefania Rampazzo – Responsabile Consulting Ifin Sistemi Sistemi

TERZA SESSIONE
Un caso di studio

Ing. Leonardo Anselmi – Project Manager Ifin Sistemi (Divisione IfinMed)

Per iscrizioni scrivete a marketing@ifin.it

La circolare illustra le modalità con le quali i soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti digitali, e che intendono conseguire il riconoscimento dei requisiti del livello più elevato in termini di qualità e sicurezza, devono presentare a DigitPA domanda di accreditamento per la conservazione dei documenti informatici secondo quanto previsto dal CAD.
I termini dell’istruttoria delle domande presentate restano al momento sospesi, sino all’emanazione delle regole tecniche, ma è già possibile cominciare l’iter di accreditamento.

Per l’iscrizione è necessario innanzitutto presentare una domanda a DigitPA, correlata da una serie di documenti amministrativi, tecnici e organizzativi.
Oltre alle richieste di tipo amministrativo, si richiede siano forniti documenti tecnici in cui si attesti che i sistemi di conservazione adottati rispondano a criteri e specifiche tecniche di sicurezza e interoperabilità.
Inoltre, per dimostrare di possedere affidabilità organizzativa, si dovrà presentare un piano di sicurezza in linea con le disposizioni emanate da DigitPA.
Queste dolo alcune delle richieste per l’accreditamento, contenute nel testo della circolare.

IfinConsulting è l’interlocutore idoneo per assistere i propri partner nella richiesta di accreditamento a DigitPA. Siamo a  vostra disposizione per guidarvi nell’adeguamento tecnico e organizzativo, per supportarvi nella definizione dei requisiti e nella compilazione delle domande di accreditamento.

Per maggiori informazioni scrivete a marketing@ifin.it

 Leggi il testo della Circolare>>

Leggi il comunicato

Comunichiamo a tutti i nostri Clienti che è appena stato diramato un comunicato da parte dell’Agenzia delle Entrate, che proroga la scadenza dell’invio dell’impronta al 1° Marzo 2012.

Leggi il comunicato dell’Agenzia delle Entrate

Impronta Digitale, invio entro Gennaio
Archivi fiscali. La «marcatura» copre la documentazione tributaria relativa al periodo 2004-2010 e ci sono 30 giorni per le correzioni
Per i documenti non conservati in proprio va fatta una spedizione separata per ogni cliente

Scade a fine mese il termine per l’invio dell’impronta degli archivi di documentazione fiscale conservata esclusivamente in digitale riferita agli anni dal 2004 al 2010. Lo prevede il provvedimento dell’agenzia delle Entrate del 25 ottobre 2010 (prot. 143663) emanato in attuazione dell’articolo 5 del Dm Economia 23 gennaio 2004. Per chi sbaglia è comunque possibile presentare una comunicazione correttiva entro 30 giorni dalla scadenza.
Il contenuto
Oggetto della comunicazione è l’impronta dell’archivio di documenti fiscali digitali di aziende, enti o studi professionali (fatture, libri contabili, dichiarazioni) riferiti a un unico anno fiscale. La comunicazione dell’impronta dell’archivio informatico – da effettuarsi attraverso i canali Entratel o Fisconline – deve essere conforme alle specifiche tecniche del tracciato imposto da Sogei e deve contenere tra l’altro:
- i dati identificativi del soggetto interessato, del responsabile della conservazione, del soggetto eventualmente delegato dal responsabile della conservazione;
- l’elenco dei documenti cui l’impronta si riferisce, classificati in 85 categorie;
- l’indicazione del luogo in cui è conservato il file (cosidetta “evidenza informatica”), da cui è stata generato l’impronta dell’archivio;
- la marca temporale apposta all’archivio, che è quel riferimento temporale attribuito per dare data certa ai documenti informatici.
Chi effettua l’invio
Il provvedimento prevede anzitutto l’onere di individuare il soggetto interessato da questo adempimento che deve essere identificato nel titolare (proprietario) dei documenti ai quali si riferisce l’impronta digitale. Nel caso degli intermediari abilitati ( commercialisti o Caf) si deve fare una netta distinzione fra i documenti che l’intermediario deve obbligatoriamente conservare in proprio – come le dichiarazioni (copia intermediario), gli allegati alla dichiarazione, le ricevute, le deleghe di pagamento, eccetera - dai documenti che sono conservati per conto dei clienti (libro giornale, registri Iva, mastrini eccetera). Mentre per la prima tipologia il titolare della contabilità, così come definito dal provvedimento, è l’intermediario (per cui si può ipotizzare un invio cumulativo per tutti i clienti), per la seconda tipologia il titolare dei documenti rimane il cliente: ciò comporta, inevitabilemente, la  necessità di procedere a un invio distinto per ciascun cliente. L’attuale procedura conon nsente l’invio dell’impronta da parte del responsabile della conservazione anche se quest’ultimo non è un intermediario abilitato.
Nell’ipotesi in cui il servizio sia affidato a una società esterna, si dovrebbe indicare come responsabile della conservazione, la persona fisica, titolare del dispositivo di firma digitale, individuata all’interno dell’azienda affidataria del servizio.  E’ il caso piuttosto frequente delle aziende che offrono soluzioni di gestione documentale in outsourcing assumendosi l’onere di conservare correttamente i documenti. Nel provvedimento attuativo sono indicate le cause di scarto. Rispetto alla marca temporale, negli anni potrebbero essere stati utilizzati diversi metodi di marcatura, ad esempio file m7m che contengono documento, firma e marca. I formati utilizzabili sono .tsr, .tst, .tsd, in tutti gli altri casi sarà necessario estrarre dal file di marcatura un formato compatibile con quelli citati, convertirlo in base 64 e introdurlo nel file da inviare.
Il termine
Il termine per l’invio dell’impornta è sempre quello del quarto mese successivo alla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, corrispondente di fatto al tredicesimo mese successivo alla chiusura dell’esercizio.
Nel caso delle società con esercizio coincidente con l’anno solare il termine per l’invio dell’impronta deglia rchivi conservati dal 2004 al 2010 scade il 31 gennaio. Nel caso, invece, di una società che ha esercizio sociale dal 1 aprile 2010 al 31 marzo 2011 il termine scade il 30 aprile 2012. La stessa regola si dovrebbe seguire nei casi in cui vi siano dei periodi non coincidenti con l’anno solare a causa di operazioni straordinarie (fusioni, trasformazioni, conferimenti, eccetera).
Tuttavia, in tutti i casi di esercizio non coincidente con l’anno solare, considerato che esiste un disallineamento dei termini previsti per la presentazione della dichiarazione dei redditi e della dichiarazione Iva, la soluzione preferibile dovrebbe essere quella di considerare termini differenziati per le diverse tipologie di documenti (circolare 36/E 2oo6), anche se il provvedimento attuativo fa solo riferimento al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. Questo significa che anche chi ha esercizio non coincidente con l’anno solare, entro il 31 gennaio 2012 dovrebbe quantomeno inviare l’impronta riferita a registri Iva o alle fatture.

Siamo a vostra disposizione per qualsiasi informazione o domanda. Per contattarci scrivete a ifin@ifin.it , il team di Ifin Sistemi sarà lieto di darvi tutte le risposte.

Sommario:

La Firma Grafometrica: obiettivo paperless
Utili consigli per conservare a norma un documento informatico
Cosa è camboato nei processi di conservazione sostitutiva con il DPCM 2 Marzo 2011

Il decreto è intervenuto sull’art.39, c.3 del D.L. 25 giugno 2008, n.112, convertito dalla legge 6 agosto 2008, n.133, cambiando  le seguenti  parole “entro il giorno 16″ con le parole “entro la fine”. Il nuovo testo risulta pertanto il seguente: “Il Libro Unico del Lavoro deve essere compilato coi dati di cui ai commi 1 e 2, per ciascun mese di riferimento, entro la fine del mese successivo”.

La modifica è già attuativa, per cui il Libro Unico del Lavoro relativo al mese di novembre 2011 potrà essere elaborato entro il 31 dicembre 2011.

Questa modifica però  non influisce  sugli altri obblighi connessi alle registrazioni effettuate sul LUL:

• versamento entro il 16 dicembre, dei contributi relativi al mese di novembre;
• consegna ai lavoratori del prospetto di paga di cui alla legge n.4/1953, al momento della corresponsione della retribuzione.

La modifica incide invece, sui tempi di verifica degli organi ispettivi: dal 6 dicembre il LUL potrà infatti essere verificato solo dopo il termine del mese successivo a quello di riferimento.

Per quando riguarda la modalità di tenuta informatica del LUL non ci sono modifiche, ovvero i documenti informatici che compongo il Libro Unico del Lavoro devono avere la forma di documenti statici non modificabili e devono essere emessi al fine di garantire l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità, con l’apposizione della firma digitale e memorizzati nel rispetto delle regole di cui all’art. 71 del D.lgs 82/2005.