Conservazione Sostitutiva – FAQ

Qual è la differenza tra memorizzazione e conservazione?

E’ necessario distinguere il processo di memorizzazione da quello di conservazione: la memorizzazione consiste in un processo di trasposizione, su un qualsiasi supporto idoneo, di documenti analogici o informatici. La memorizzazione rappresenta anche un processo di archiviazione che può essere anche elettronico quando l’oggetto dell’operazione è rappresentato da un documento informatico. La conservazione è un’operazione che si prolunga nel tempo ed è finalizzata a rendere un documento non deteriorabile e quindi disponibile almeno per tutto il periodo durante il quale è obbligatoria la conservazione secondo le disposizioni fiscali e civilistiche. Il processo di conservazione intende garantire nel tempo l’integrità e l’autenticità dei documenti oggetto di archiviazione. La conservazione è dunque successiva rispetto al processo di archiviazione, anche elettronico.

Quale supporto per la conservazione?

Art. 8 Deliberazione Cnipa n. 11/2004 . E’ data facoltà alle Pubbliche amministrazioni e ai privati ove non ostino particolari motivazioni, di utilizzare, nei processi di conservazione sostitutiva e di riversamento sostitutivo, un qualsiasi supporto di memorizzazione, anche non ottico, comunque idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle modalità previste dalla presente deliberazione.

Che cos’è il Riferimento temporale?

Informazione relativa alla data e all’ora di emissione che deve essere associata al documento da conservare.

Che cos’è la Marca temporale?

Evidenza di tipo informatico che consente di rendere certa ed opponibile a terzi una determinata data . L’apposizione sull’insieme dei documenti deve essere effettuata a cura del responsabile della conservazione. Il servizio di marcatura è materialmente eseguito da appositi enti cui il responsabile della conservazione deve rivolgersi per ottenere il servizio. Con l’apposizione della marca temporale si ottiene la certezza che il procedimento di conservazione dei documenti sia stato completato in una determinata data e ora. Vai alla pagina dedicata >>

Si possono distruggere gli archivi cartacei pregressi al decreto ministeriale 23 gennaio 2004 dopo aver effettuato il procedimento di conservazione?

Si, sotto il profilo giuridico, va evidenziato che la norma che ha introdotto la facoltà di conservare su supporto elettronico i documenti fiscalmente rilevanti, è l’art. 7 bis del D.L. 357 del 10/06/1994, norma che necessitava di una regolamentazione di dettaglio per la sua applicazione. Ciò detto si ritiene possibile la conservazione elettronica della documentazione tributaria dal momento di entrata in vigore del D. L.357/94 che ha istituito tale possibilità, e non dalla data di emanazione del decreto ministeriale 23 gennaio 2004, il quale assolve in realtà ad esigenze di carattere tecnico e procedurale. In definitiva, la procedura di conservazione digitale, riferita sia ai documenti sia alle scritture analogici rilevanti ai fini tributari( con la conseguente possibilità di distruggere l’originale cartaceo) può essere validamente esperita anche per i documenti formatisi ed esistenti prima dell’entrata in vigore del decreto ministeriale.

Quando deve essere inviata l’impronta del’archivio informatico all’agenzia delle Entrate?

In data 25 ottobre 2010 l’Agenzia delle entrate, ai sensi dell’articolo 5 del Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004 è intervenuta al fine di delineare le modalità per l’invio della comunicazione dell’IMPRONTA dei documenti informatici rilevanti fiscalmente. L’invio della comunicazione assume FONDAMENTALE importanza perché per previsione espressa “…. estende la validità dei documenti medesimi fino a che permane a fini tributari l’obbligo di conservazione dei documenti stessi.” La comunicazione dovrà essere effettuata entro il quarto mese successivo alla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici

L’imposta di bollo sui documenti informatici e’ corrisposta mediante versamento nei modi di cui al decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 237. L’interessato presenta all’Ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l’indicazione del numero presuntivo degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l’anno, nonché l’importo e gli estremi dell’avvenuto pagamento dell’imposta. Entro il mese di gennaio dell’anno successivo e’ presentata dall’interessato all’Ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l’indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell’anno precedente e gli estremi del versamento dell’eventuale differenza dell’imposta, effettuato con i modi di cui al comma 1, ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione. L’importo complessivo corrisposto,risultante dalla comunicazione, viene assunto come base provvisoria per la liquidazione dell’imposta per l’anno in corso.

Art.4 del D.M. 23 gennaio 2004 – Conservazione digitale delle scritture contabili e dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari.

Il processo di conservazione di cui al comma 1 può essere limitato a una o più tipologie di documenti analogici, purché sia assicurato l’ordine cronologico delle registrazioni e non vi sia soluzione di continuità per ogni periodo di imposta. In relazione a un determinato periodo di imposta, una volta prescelta una modalità di conservazione ( analogica o elettronica ) per una data tipologia di documenti ( fatture attive, fatture passive, libro giornale, registri Iva ecc.). La stessa modalità deve essere obbligatoriamente adottata in modo omogeneo per tutti i documenti rientranti nella medesima categoria. Il principio dell’ordine cronologico e della continuità per periodo di imposta è altresì ribadito dall’art. 3 comma 1, lettera d, in merito ai requisiti di una corretta memorizzazione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari. Ciò comporta quindi che una volta compiuta la scelta per una tenuta delle scritture con modalità informatiche, essa sia coerentemente portata avanti fino alla conclusione del periodo d’imposta prescelto.

Ai fini della conservazione delle copie delle dichiarazioni su supporto informatico da parte dei soggetti che prestano assistenza fiscale è necessaria la sottoscrizione dei contribuenti, al pari della conservazione dell’originale?

Con Ris. 298/E del 2007 è stato affermato che i soggetti intermediari, incaricati della trasmissione delle dichiarazioni, obbligati a conservare copia di quelle trasmesse (art. 3, comma 9 bis DPR 322/98) possono conservare copia della dichiarazione anche priva della sottoscrizione del contribuente. Tale soluzione è stata estesa in via interpretativa anche ai sostituti d’imposta in quanto anche essi soggetti incaricati della trasmissione delle dichiarazioni nell’ambito della attività di assistenza fiscale prestata nei confronti dei propri dipendenti.