Il fascicolo del personale è un documento nel quale vengono raccolti tutti i dati relativi al rapporto lavorativo di un dipendente. In esso sono contenuti documenti di diversa natura: atti di instaurazione e di chiusura del rapporto, provvedimenti relativi allo stato, alla carriera, al trattamento economico, alle promozioni, aspettative, ovvero tutta la storia lavorativa di un dipendente.
In esso confluiscono cedolini paga, modelli CUD, curricula, rimborsi spese, richieste di ferie e permessi, certificati ecc..
In esso confluiscono cedolini paga, modelli CUD, curricula, rimborsi spese, richieste di ferie e permessi, certificati ecc..
Se sommiamo tutti questi documenti per il numero di dipendenti di un’azienda, il risultato è un quantitativo di carta che deve essere gestita, organizzata e archiviata.
Ifin Sistemi, propone una soluzione che agevola la raccolta e l’archiviazione delle informazioni, nel pieno rispetto delle norme sulla sicurezza dei dati e della privacy, mediante un sistema di accesso controllato.
La soluzione offerta da Ifin Sistemi consente di:
- archiviare elettronicamente i documenti prodotti dall’ufficio risorse umane
- indicizzare i documenti secondo logiche anagrafiche, identificative
- realizzare una banca dati del personale che consenta una rapida ricerca dei documenti
I vantaggi del fascicolo elettronico del personale sono:
- ottimizzare i costi diretti e indiretti di gestione del personale, rendendo consultabili in maniera digitale tutti i documenti relativi ad un dipendente e avendo a disposizione una storicizzazione dei fatti e degli eventi che ne caratterizzano il rapporto con l’azienda
- legare il Fascicolo elettronico agli eventuali processi interni di riorganizzazione aziendali (vd. trasferimenti in sedi diverse)
- consultare i Fascicoli Elettronici in qualunque momento, avendo a disposizione anche tutte le informazioni indispensabili sulle posizioni funzionali e i settori di attività
L’applicazione per la gestione del fascicolo elettronico del personale copre anche gli aspetti legati alla conservazione sostitutiva a norma dei documenti in esso contenuti.
