Con l’emanazione del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n°52, che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di Iva, sono entrate in vigore le regole per la fatturazione elettronica che, adeguatamente coordinato con il decreto ministeriale 23/01/04, consente di gestire con procedure solo informatiche tutti i documenti fiscalmente rilevanti dall’emissione, alla conservazione e alla esibizione degli stessi, eliminando alla fine del processo i documenti analogici. La normativa sulla fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva è ad oggi realtà.
Che cos’è la fatturazione elettronica
Per fattura elettronica si intende una fattura che nasce in formato digitale provvista del riferimento temporale e della firma digitale dell’emittente, garantendo così i requisiti di integrità e autenticità, inviata in formato elettronico al destinatario, che la conserverà in modalità sostitutiva secondo i requisiti previsti dal Dm 23 gennaio 2004. La fattura elettronica è un documento che dovrà essere conservato sia dall’emittente sia dal ricevente in formato elettronico. Inoltre una fattura si considera elettronica quando è stato stipulato un accordo tra l’emittente e il ricevente.
Il concetto di fattura elettronica nulla ha a che vedere con quello di fattura inviata attraverso la posta elettronica. La trasmissione di fatture a mezzo e-mail di file allegati contenenti la fattura in vari formati (word, excel, pdf) se non viene emessa secondo le modalità previste dal Ministero dell’Economia e delle Finanze, viene considerata come un normale documento analogico.
I requisiti essenziali della fattura elettronica
Con il decreto legislativo del 20 febbraio 2004 n. 52 si stabilisce che la fattura in formato digitale per poter essere considerata fattura elettronica ai fini fiscali non possa contenere macroistruzioni né codici eseguibili, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati rappresentati.
L’emittente dovrà garantire i seguenti requisiti:
- attestazione della data di emissione della fattura
- autenticità dell’origine
- integrità del documento
Tali condizioni sono assicurate dall’apposizione su ciascuna fattura o sul lotto delle fatture destinate ad un unico soggetto, del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata dell’emittente. La fattura elettronica, è da un punto di vista contenutistico, del tutto equivalente a una fattura cartacea e, come questa, deve essere sempre redatta secondo le indicazioni fornite dall’art. 21, comma 2, DPR 633/72 ( come integrata dal D.Lgs 52/2004).
La fattura elettronica in sintesi
- ha la forma di documento statico non modificabile
- si ha per emessa all’ atto della sua trasmissione per via elettronica, che presuppone un preventivo accordo tra le parti
- il processo di fatturazione elettronica può essere dato in outsourcing: in tal caso il terzo deve annotare in fattura detta circostanza
- le fatture elettroniche trasmesse o ricevute in forma elettronica devono essere conservate nella medesima forma
- la data, la provenienza e l’integrità del contenuto sono garantite, su ciascuna fattura o sul lotto di fatture del riferimento temporale e della firma digitale dell’emittente
Il processo di conservazione delle fatture elettroniche deve essere condotto entro 15 giorni rispettivamente dall’emissione (ciclo attivo) o dal ricevimento (ciclo passivo).
Il processo di conservazione di una fattura elettronica – effettuato secondo le modalità indicate dal D.M. 23 gennaio 2004, dalla Deliberazione Cnipa n. 11 del 2004 e dalla Circolare n. 36/E/2006 – termina con l’apposizione della firma digitale e marca temporale da parte del responsabile della conservazione sull’insieme dei documenti.
Deve essere nominato un responsabile della conservazione sostitutiva così come previsto dall’art. 5 della Deliberazione Cnipa 19 febbraio 2004, n. 11 .
I vantaggi
La fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva comportano benefici reali:
economici e logistici
- si elimina il costo per carta, buste e i francobolli
- si elimina il costo di stampa della fattura
- si elimina il tempo destinato all’archiviazione della fattura
- si elimina il tempo di ricerca della fattura
- si elimina il ritardo dovuto all’inoltro cartaceo delle fatture
- si elimina il costo di distruzione della fattura
- si elimina il tempo dedicato all’inserimento dei dati in contabilità e questo grazie all’automatismo
- si riduce il tempo dedicato agli errori di fatturazione
- si elimina l’invio di copie della stessa fattura
- si riducono i mancati pagamenti delle fatture
- si elimina il costo dello spazio destinato all’archivio cartaceo
- migliore gestione dei pagamenti – incassi elettronici
- maggiore efficienza dei processi amministrativo – finanziari
- riqualificazione delle risorse impiegate per la ricezione, registrazione e archiviazione dei dati
- si garantisce la sicurezza e l’inalterabilità del dato
- migliore gestione dei flussi di cassa
- accesso più controllato ai documenti
