DocPA è la soluzione proposta da Ifin Sistemi in grado di gestire l’intero processo di conservazione digitale sostitutiva in conformità al Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze emanato il 23 gennaio 2004 e la successiva deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11.
Una soluzione innovativa che riconosce al documento digitale la stessa validità giuridica del documento cartaceo, grazie all’apposizione della firma digitale e della marca temporale. DocPA garantisce sicurezza, integrità ed autenticità ai documenti, secondo quanto prescritto dalla normativa vigente.
La conservazione sostitutiva offre innumerevoli vantaggi quali: risparmio di spazio dedicato agli archivi, accesso rapido ai documenti, recupero dei costi dovuto allo smaltimento della carta ed all’eliminazione dell’acquisto di materiali di consumo.
DocPA è la soluzione software che permette al responsabile del processo di conservazione sostitutiva di ottemperare in modo semplice e automatico agli obblighi di legge imposti dalla normativa. L’art. 5 della Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004 n.11, al comma 1, elenca le articolate attività che il responsabile del processo di conservazione deve porre in essere, affinché un sistema per il mantenimento nel tempo della documentazione digitale possa essere avviato e adeguatamente governato.
DocPA è la suite che soddisfa tutti i requisiti tecnici e metodologici stabiliti dal vigente quadro normativo, garantendo al contempo un elevato livello di sicurezza.
DocPA consente di eliminare gli archivi cartacei, recuperando efficienza a tutti i livelli dell’organizzazione aziendale. L’integrità e la leggibilità dei vostri documenti informatici è preservata nel tempo, rispettando la privacy e la sicurezza dei dati.
DocPA è un software in linea con quanto disposto dalla Deliberazione CNIPA del 21 maggio 2009 n. 45, che definisce i nuovi dettami per il riconoscimento e la verifica del documento informatico.
DocPA conserva sostitutivamente i vostri documenti e ottempera ai seguenti requisiti:
- i documenti sono statici e non modificabili
- archivia i documenti informatici apponendo la sottoscrizione elettronica e la marca temporale, al fine di garantire l’attestazione della loro data, autenticità ed integrità
- in caso di verifiche, controlli o ispezioni, i documenti possono essere esibiti e, a richiesta, possono essere resi disponibili su un supporto cartaceo o informatico presso il luogo di conservazione delle scritture
- i documenti sono memorizzati, senza soluzione di continuità per ciascun periodo d’imposta, su supporto di cui si garantisce la leggibilità nel tempo (DMEF 23/01/2004)
- i documenti sono ricercabili in relazione a nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data o per altre associazioni logiche
