PEC Keeper è la soluzione di Ifin Sistemi per aziende, pubbliche amministrazioni e professionisti che considerano fondamentale preservare nel tempo i propri messaggi di posta elettronica certificata, mantenendone intatto il valore legale.
Lo scambio di informazioni, documenti e dati che viaggia attraverso il canale PEC, è garantito per 30 mesi dal gestore della posta certificata. Trascorso questo periodo di tempo, i movimenti dei vostri messaggi non vengono più conservati dal gestore, provocando così la perdita di informazioni fondamentali per il vostro lavoro.
La normativa che obbliga alla conservazione sostitutiva della PEC:
- DPCM – 6 Maggio 2009
- DPR 68/2005
- Codice Civile art. 2214
PEC Keeper è il servizio che vi garantisce la custodia e la conservazione a norma dei vostri messaggi in piena sicurezza.
Con PEC Keeper è possibile:
- Ricercare velocemente i messaggi inviati e ricevuti
- Consultare da web i messaggi di posta con accesso protetto
- Estrarre allegati e portarli in conservazione sostitutiva apponendo firma digitale e marca temporale
Funzioni principali:
- Supporta il protocollo IMAP
- Compatibile con i servizi di Posta Elettronica Certificata di tutti i gestori abilitati in Italia
- Gestione automatica del processo di creazione dei supporti in base al tempo
- Working list per il Responsabile della Conservazione (attività da svolgere, anomalie, scadenze)
PEC Keeper permette all’utente la conservazione in autonomia dei messaggi di Posta elettronica nel pieno rispetto delle normative vigenti evitando il rischio di perdita di informazioni indispensabili.
Pec Keeper si compone dei seguenti elementi:
- ERMES PEC
- DocPA® PEC
- DocPA® WEB
- DocPA® Checker
ERMES PEC: è lo strumento che attraverso una connessione IMAP si aggancia alla casella PEC del cliente ed esegue il download dei messaggi in essa contenuti prelevandoli da tutte le cartelle e sottocartelle presenti nella mailbox.
Dopo il download potrà essere impostata:
1. La cancellazione dei messaggi scaricati: per svuotare la casella PEC e garantire che i livelli di saturazione non siano mai raggiunti evitando il blocco in invio e ricezione dei messaggi.
2. Nessuna cancellazione: per mantenere i messaggi ancora disponibili agli utenti nella WebMail, demandandone la cancellazione agli utenti finali.
Ermes PEC, dopo il aver scaricato i messaggi, li prepara alla conservazione predisponendo l’indice di conservazione. Il lotto viene quindi inviato a DocPA® PEC.
Gli allegati dei messaggi potranno essere scorporati dai messaggi e conservati separatamente.
DocPA® PEC è il vero e proprio software di conservazione. Riceve il lotto dei messaggi PEC accompagnati dall’indice e procede alla conservazione: genera, firma digitalmente e marca l’evidenza di conservazione.
DocPA® WEB è l’applicativo che permette la consultazione dei messaggi conservati.
L’applicativo è accessibile autenticandosi via web con una coppia di credenziali univoche.
Nella pagina Web di consultazione i messaggi saranno divisi per casella, le mail di accettazione e conferma saranno associate ai messaggi inviati in relazione padre-figlio.
DocPA® Checker: le conservazioni potranno essere riversate offline su media. DocPA® Checker è il software che permette la consultazione dei messaggi riversati rendendo i CD/DVD auto-consistenti.
Ifin Sistemi offre la soluzione di conservazione delle PEC ai propri clienti sia in House che come servizio Outsourcing.
