La conservazione digitale a norma definisce il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata all’interno delle strutture amministrative pubbliche e private e la sostituzione dei supporti tradizionali cartacei della documentazione amministrativa in favore del documento informatico a cui la normativa statale fin dal 1997 (articolo 15 comma 2 legge 15 marzo 1997 n. 59) ha conferito pieno valore giuridico.
Il processo di conservazione a norma è finalizzato a rendere un documento non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità, nella “sua essenza digitale” .
Per poter appurare le caratteristiche salienti del documento archivistico elettronico conservato a norma, l’apporto più significativo è venuto ancora una volta dalla Diplomatica. Le principali caratteristiche sono risultate le seguenti:
- forma fissa che si esplica quando il contenuto binario di un documento è conservato in maniera tale che lo stesso potrà essere restituito con l’identica forma che aveva al momento dell’archiviazione
- un contenuto non manipolabile e alterabile
- un esplicitato vincolo archivistico con gli altri documenti interni o esterni al sistema digitale mediante la classificazione o la registrazione del documento
- un contenuto identificabile
- un autore un destinatario e un estensore del documento
